Cómo optimizar la gestión de proyectos con la metodología Kanban
En una empresa el proceso productivo típico consiste en un flujo de actividades que va desde la recepción del pedido hasta la entrega del producto final. En cualquier punto de este recorrido pueden surgir retrasos, o incluso bloqueos, debido a los llamados ‘cuellos de botella’ u otras fuentes de ineficiencia. Las consecuencias son fáciles de prever. La metodología Kanban, que en japonés significa ‘tarjeta visual’, se inserta en este contexto permitiendo eliminar todas las ineficiencias, optimizando así los tiempos y los costos relacionados con las actividades empresariales.
¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban nació en las plantas de producción de Toyota como sistema de planificación para una producción más ágil. En los años 50 del siglo pasado, de hecho, la empresa japonesa introdujo la metodología de fabricación Just-in-time (JIT), que utiliza un método de producción basado en la demanda de los clientes (pull), en lugar de la práctica de producir bienes para empujarlos posteriormente al mercado (push). De esta forma se consigue un sistema de producción perfectamente calibrado a la demanda y a los volúmenes requeridos.
La metodología Kanban asegura que la información fluya al ritmo de los procesos, determinados por según las necesidades reales que guían la producción. En este sentido, podemos decir que la metodología Kanban es el brazo derecho del Just In Time: una señal visual (tarjeta visual) utilizada para planificar y autorizar las fases de los procesos productivos.
El objetivo de la metodología Kanban es minimizar los tiempos de producción y las cantidades producidas, concentrándose solo en lo que aporta valor al cliente. Para que esto sea posible hacen falta años de ensayos, experiencias en el campo y esfuerzos conjuntos de figuras destacadas de la comunidad Lean y Agile, metodologías de trabajo que todo profesional debe conocer y que por ello son objeto de estudio, por ejemplo, en un Máster en Project Management.
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¿Cómo funciona la metodología Kanban?
La forma más sencilla de comprender la metodología Kanban es adoptar su filosofía y aplicarla al trabajo diario. Sin embargo, existen seis prácticas que permiten implementar con éxito la metodología Kanban.
1. Visualizar el flujo de trabajo: En su forma más simple, un tablero Kanban consta de tres columnas, cada una contiene notas que muestran las actividades que se han solicitado, están en curso o se han completado. Cada elemento se mueve a través del flujo de principio a fin. Al observar este proceso, se pueden seguir fácilmente los proyectos e identificar los cuellos de botella en tiempo real, promoviendo la mejora continua.
2. Limitar el Work in Progress (WIP): Una de las funciones principales de Kanban es eliminar las interrupciones estableciendo un límite al número de elementos clasificados como Work in Progress. De esta manera, ningún nuevo elemento entra en este estado hasta que uno de los elementos pendientes se haya completado, lo que permite concentrarse hasta terminar el trabajo sin generar desperdicios e ineficiencias.
3. Gestionar el flujo: El flujo es el movimiento de los elementos de trabajo a través del proceso de producción a un ritmo predecible y sostenible. Uno de los principales objetivos a la hora de implementar la metodología Kanban es crear un flujo de trabajo regular y fluido, para mejorar los tiempos de entrega y evitar los retrasos.
4. Hacer explícitas las políticas de proceso: Un proceso claramente definido y debatido con todos los miembros del equipo genera un aumento de la autoorganización. Si los integrantes se familiarizan con el objetivo común resulta más fácil trabajar y tomar decisiones para generar un impacto positivo y mejoras que incrementen el rendimiento.
5. Utilizar ciclos de feedback: Para que se produzca un cambio positivo, son necesarias reuniones regulares para asegurarse de que las organizaciones respondan adecuadamente a los cambios potenciales y permitan la transferencia de conocimientos entre todas las partes interesadas. La metodología Kanban sugiere el uso de ciclos de feedback a nivel de equipo y orientados al servicio.
6. Mejorar de forma colaborativa: Cuando el equipo tiene una comprensión compartida del proceso, aumentan las probabilidades de alcanzar un consenso colectivo en caso de problemas. La metodología Kanban sugiere que se utilicen varios modelos de enfoque científico para implementar cambios continuos basados en el método, los feedback y las métricas probadas científicamente.
¿Para qué sirve la metodología Kanban?
La metodología Kanban ofrece la posibilidad de obtener una visión general e inmediata del trabajo, lo que permite aportar las intervenciones oportunas a tiempo. Los cinco principales beneficios de la metodología Kanban son:
- Mayor visibilidad del flujo de trabajo: La idea básica de Kanban es visualizar cada fase del flujo de trabajo. De esta manera, el tablero Kanban se transforma en un punto informativo central que organiza todos los elementos en el mismo lugar. Todos los miembros del equipo, en cualquier momento, pueden obtener una actualización sobre el estado general de cada proyecto o de cada tarea individual.
- Incremento de las tasas de entrega: Kanban ofrece muchas formas de analizar de cerca la distribución del trabajo. Con una visión clara de las fases en las que las tareas demoran más tiempo, los retrasos son fáciles de identificar. Por tanto, el equipo puede mejorar su flujo de trabajo, ajustando considerablemente las tasas de entrega.
- Comparación constante entre objetivos empresariales y el equipo: Al promover la transparencia, fomentar los feedback y las reuniones de revisión regulares, las prácticas Kanban permiten aclarar los objetivos estratégicos de la empresa y alinearlos con el trabajo diario del equipo. Este alineamiento estratégico incrementa la agilidad de toda la organización.
- Mayor previsibilidad: A medida que se acumulan elementos de trabajo en el tablero Kanban, se pueden comprender los procesos en profundidad aplicando métricas de flujo apropiadas. Analizar el tiempo empleado en los flujos de trabajo permite predicciones más precisas sobre la cantidad de trabajo entregable y basar las decisiones en datos históricos objetivos.
Mayor satisfacción del cliente: La metodología Kanban sirve para reducir el desperdicio de tiempo, trabajando exclusivamente en las tareas necesarias. Aplicando los límites en el WIP, el resultado final se optimiza según las expectativas de los clientes.
Principios de la metodología Kanban
Antes de aplicar la metodología Kanban a nivel empresarial, es importante comprender sus principios fundamentales:
- Comienza con lo que estás haciendo ahora: Kanban ofrece la flexibilidad necesaria para aplicar su metodología directamente sobre los flujos de trabajo, sistemas y procesos existentes, sin interrumpir el trabajo ya iniciado. Los beneficios de Kanban son graduales y cualquier mejora del proceso se adopta con el tiempo.
- Aceptar perseguir un cambio incremental y evolutivo: Kanban está diseñado para evitar al máximo cualquier tipo de resistencia, alentando cambios continuos, incrementales y evolutivos en los procesos existentes. Se evitan los cambios radicales que podrían perturbar a los equipos, interrumpir el flujo o dañar el rendimiento.
- Fomentar actos de liderazgo: Kanban promueve el liderazgo y la toma de decisiones entre todos los miembros del equipo. Cualquier observación que provenga de las intuiciones y actos cotidianos de las personas promueve una mejora continua que llevará a alcanzar un rendimiento óptimo a nivel de equipo/departamento/empresa.
