Beneficios de las herramientas financieras en el control de gastos
La tecnología llegó para convertirse en aliada de empresas y profesionales y a día de hoy es difícil recordar esos años en los que la maquinaria más avanzada que había al alcance de los departamentos de administración y finanzas era una máquina de escribir. ¿Quieres saber cuáles son las ventajas que han traído las herramientas financieras al mundo de los negocios y cuáles son las más efectivas para el control de gastos?
En un mercado en cambio constante los empresarios, directivos y CEOs tienen claro que hay que ir adaptándose a los tiempos y las nuevas tecnologías han ido marcando esos pasos al frente. Una de las áreas más beneficiadas en esta revolución 2.0 ha sido la dirección y administración de negocios, que a día de hoy cuenta con herramientas financieras que permiten tanto el control de gastos como la previsión de stock o personal que puede tener una compañía en un determinado momento.
Para aquellos que buscan formación especializada en este ámbito, los Programas Financieros Especializados ofrecen soluciones formativas enfocadas en dominar herramientas clave y asegurar la competitividad en un entorno empresarial dinámico.
El resultado es que las organizaciones son más eficientes y productivas. Se han ido desarrollando soluciones para infinidad de necesidades diferentes, siendo la gestión de los costes uno de los aspectos clave, en el que se centra este artículo. Y es que un reciente informe de PwC entre directivos recoge que alrededor de dos terceras partes de los CEOs afirman estar asignando en torno al 20% de los recursos financieros y humanos, con idea de reubicar estos dentro de las mismas empresas. ¿Qué significa eso? Que es clave saber mover las fichas en el tablero para ganar la partida.
¿Qué son las herramientas financieras?
La pregunta es clara: ¿qué son las herramientas financieras? ¿Para qué se pueden utilizar?
- Son instrumentos desarrollados por profesionales especializados para mejorar el funcionamiento de organizaciones, empresas y profesionales de cualquier tipo de empresa.
- Válidas para todo tipo de negocios, tanto multinacionales como pymes y otras compañías.
- Se pueden utilizar en cualquier sector de actividad.
- Es importante seleccionar las que mejor se adecuan a las necesidades del negocio, en función del tamaño, de la plantilla, de los recursos, los objetivos a alcanzar, prioridades, etc.
- Son desarrollos que hay que saber cómo se utilizan.
- Actualización constante para ir adaptándose a las mejores y a los cambios de normativa y legislación.
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¿Para qué sirven las herramientas financieras?
Las metas a alcanzar o el porqué se opta por estas soluciones tecnológicas son numerosas, tantas como objetivos pueden darse en una determinada organización. Las hay para quienes buscan optimizar recursos, otras para llevar el control absoluto de las cuentas de la empresa y están aquellas más específicas, como las que se abordan aquí, para el control de gastos y la mejora de la cuenta de resultados al final de año. De una u otra manera, todas redundan en positivo en el devenir del negocio.
Podría decirse que estas son las principales utilidades, las respuestas más determinantes a la hora de preguntarse: ¿para qué sirven las herramientas financieras?
- Realizar balances generales y conocer la situación financiera del negocio.
- Elaborar presupuestos.
- Flujo de efectivo en la caja.
- Diagnósticos financieros de las organizaciones.
- Rentabilidad de proyectos.
- Prospectivas de cara a futuro.
- Valorar retos o desafíos que se quieren alcanzar.
Las 10 mejores herramientas financieras
A la hora de seleccionar soluciones tecnológicas para profesionales y/o empresas es importante conocer la propuesta de programas que hay en el mercado. Es por ello que hay se recogen 10 de las mejores herramientas financieras a las que pueden acceder las empresas:
- Tarjetas empresariales, gran aliado para gestionar pagos, para comunicación con los clientes y para controlar los gastos.
- Software de contabilidad, un básico en todos los negocios. Qué entra, qué cantidades salen, posibilidad de realizar informes financieros, cómo ahorrar a medio y largo plazo para tener reservas en caja e ir generando patrimonio, entre otros aspectos.
- Gestionar presupuestos: tanto un conjunto, global, del total de la compañía como de cara a abordar nuevos proyectos. Se tiene mayor control de los recursos y proporciona una visión completa de la situación.
- Administración de nóminas: otra aplicación que está entre las más usadas pues automatiza algo tan necesario y recurrente como es el elaborar nóminas en las organizaciones. Ahorra tiempo, recursos humanos y agiliza la dinámica del departamento de recursos humanos y/o administración.
- Sistema de facturación: un software para que las compañías emitan facturas y administren entradas en caja y salidas, tanto las facturas que le llegan por realizar adquisiciones de material o stock, entre otros, como cuando se expiden a los clientes.
- Rentabilidad y viabilidad de proyectos: es otra de las herramientas financieras a tener en cuenta, pues ayuda a valorar si es momento de lanzar al mercado determinados productos o servicios o si se quiere emprender la internacionalización de un proyecto. Automatiza algunos de los procesos que son importantes llevar a cabo antes de tomar una decisión final.
- Valoraciones de financiación: cuando se considera necesario recurrir a financiación externa es recomendable utilizar desarrollos específicamente creados para que un negocio pueda valorar cuánto podría obtener y el coste -real y figurado- de esa fuente extra de capital.
- Evaluación de inversiones: un paso al frente para aquellas compañías que quieren crecer pero necesitan tener una aplicación que les facilite tener información sobre el panorama que podría encontrarse al abordar determinadas inversiones.
- Calcular los fondos de maniobra: otra de las herramientas financieras a tener en cuenta, que se encuentra por separado o bien como aplicación de alguna de las anteriores. Los fondos de maniobra permiten abordar deudas que pudieran surgir a corto plazo y es importante que este vaya acorde con las dimensiones de la organización.
- Indicadores financieros clave: esos ratios que pueden llevar a la dirección o a los emprendedores a saber si sus pasos van por el camino indicado o hay que recalcular. La verdad que arrojan las cifras, la salud financiera de un proyecto, es importante revisarse con cierta asiduidad para no encontrarse sorpresas que podrían suponer el naufragio temprano de la nave.
Estas y otras herramientas financieras para control de gastos y para otros objetivos son imprescindibles en la dirección y administración de negocios. De ahí que aquellos profesionales que quieran seguir desarrollando su carrera profesional en este campo necesiten estar al tanto de las novedades en cuanto a desarrollos y aplicaciones para tales fines. En EAE Business School Barcelona se pone especial hincapié en todo ello en el Máster en Finanzas o Máster en Dirección Financiera que cursan los alumnos matriculados. Aquellos que quieren avanzar en el ámbito de la economía han de tener presente la importancia de reciclarse y mejorar su capacitación con propuestas formativas tan especializadas como esta.
