La importancia del dashboard en la gestión empresarial
¿Qué es exactamente el dashboard y para qué sirve? ¿A qué nos referimos al hablar sobre este panel empresarial? En este artículo damos las claves para conocer en qué consiste exactamente el dashboard en el ámbito de las empresa y cómo se puede aplicar a cualquier negocio para alcanzar determinados objetivos.
Un panel que todo lo puede, una herramienta para poder ver las entrañas de un negocio en su conjunto, una visión global que es especialmente útil para entender en qué punto se encuentra la compañía y así decidir hacia donde se puede y se debe ir. Todo esto y más hay tras el concepto de dashboard, un término de uso frecuente en profesionales de la dirección y administración de empresas que abordamos en este reportaje.
¿Qué es un dashboard? Definición y componentes clave
El dashboard es una herramienta para gestionar las empresas, concretamente para controlar los diferentes aspectos que forman parte de la misma, de su funcionamiento, información que se monitoriza y analiza para ir marcando objetivos y alcanzando. Esto se puede aplicar tanto al global del negocio como a departamentos concretos o a proyectos muy específicos.
Los componentes clave para que un dashboard cumpla su función son los siguientes:
- KPIs: los indicadores clave de desempeño son la base.
- Objetivo a medir: para la elección de esos indicadores primero hay que saber qué se quiere monitorizar primero y analizar después.
- Equipo con el que se va a trabajar: diferentes departamentos que puedan estar vinculados y qué profesionales tendrán acceso al mismo.
- Representación visual: como esquema o tablero, una representación visual siempre facilita poner en global la información recopilada. Se incluyen gráficas y elementos que sean de utilidad para la comprensión de los datos reunidos.
Un punto importante es el formato en el que se generan estos paneles. Es recomendable que se puedan consultar en cualquier tipo de dispositivo, de tal forma que en circunstancias imprevistas donde se tenga margen para analizar o incluir más documentación, sea fácil acceder al tablero y avanzar en las metas propuestas.
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¿Para qué sirve un Dashboard y cómo facilita la gestión de datos?
Contar con un dashboard en una empresa es de gran utilidad para la gestión de la misma y para conseguir obtener los resultados esperados:
- Mejora la analítica de la situación de la compañía, facilitando el contar con una especie de esquema sobre la salud del negocio.
- Se obtienen resultados en tiempo real, tan pronto se introduce la información y variables, así se va modificándose este panel que es clave para gestionar una marca.
- Mejora la productividad en los equipos pues se accede de manera rápida y fácil a los reportes clave, si se han elegido bien los KPIs, eso es fundamental.
- Capacidad para tomar decisiones sobre seguro, con mayores posibilidades de acertar en esos pasos al frente.
Estos puntos evidencian la importancia del dashboard, que facilita la gestión de datos. Al contar con una herramienta que funciona eficientemente, fácilmente accesible, es rápido y cómodo entrar al sistema tanto para introducir información como para producir reportes que se puedan aportar en relación a una estrategia que se quiera poner en marcha.
Las empresas encuentran en estos paneles una forma de simplificar, en gran medida, el exceso de documentación que se genera en torno a cualquier actividad económica. Es una manera de aunar datos relevantes, según áreas, y tener acceso pronto a información para evaluar rendimientos y proyectar siguientes actuaciones.
Esta herramienta es útil si se programa adecuadamente. ¿Cuáles son los aspectos a cuidar entonces para que un dashboard sea efectivo? Unos puntos imprescindibles:
- Programa personalizado, en función de la actividad del negocio, del departamento, de la campaña o de aquello que se quiere analizar. De ahí que la selección de los indicadores sea la piedra angular de toda esta arquitectura.
- Visual: facilitar al máximo la comprensión de la información que recoge para ganar en agilidad y eficacia cuando haya que tomar nuevas decisiones.
- Práctico: hay que enfocar la selección de los KPIs en relación a la realidad, a qué se está haciendo en el día a día para obtener indicadores y resultados que realmente reflejen el funcionamiento de la compañía.
- Constante recogida de datos: a tiempo real. Ir actualizando resultados e informaciones relevantes sobre la marcha para no dejar atrás algo que pudiera aportar valor.
Importancia del dashboard: cómo contribuye en la toma de decisiones efectiva
A la hora de determinar cuál es la importancia del dashboard en las empresas, se pueden esbozar varios puntos sobre el resto:
- Facilidad de comprensión y acceso democrático a todos aquellos miembros del equipo a los que les corresponda.
- Capacidad para medir múltiples indicadores de actividad a la vez, lo que enriquecerá el panel de la empresa y mejorará la gestión total del negocio.
- Informes eficientes: lo anterior, el recopilar datos con facilidad y acierto y la facilidad para darlos a conocer y transmitirlos genera que los informes y reportes que se preparen serán realmente útiles para los departamentos que los requieran.
El uso de los dashboard está especialmente generalizado en compañías de ciertas dimensiones. Para dar a conocer herramientas como esta es importante contar con formaciones de alto nivel, como algunas de las propuestas que encuentran los alumnos en EAE Business School, Barcelona. Son dos especialmente las que se refieren a las aplicaciones y fórmulas que facilitan la gestión y administración de los negocios, como es el caso del Global MBA y el Executive MBA, ambos con un enfoque muy práctico para que los alumnos salgan al mercado laboral con garantías.
Uso del dashboard: aplicaciones prácticas
El dashboard se está aplicando ya en organizaciones de todo tipo, como se apunta anteriormente. Referidas las aplicaciones prácticas, nada como ver algunos ejemplos del uso de dashboard que se está haciendo en la actualidad. En la red existen herramientas específicas de gran utilidad, como es el caso de estas:
- Looker Studio
Es una herramienta de Google que permite máxima personalización. Facilita conectarlos a varias fuentes de datos, generar informes colaborativos y propone paneles sencillos y claros para facilitar la comprensión y su uso entre equipos multidisciplinares.
- One Tandem
Otra propuesta interesante es esta de One Tándem, con el que se generan gráficas claras y tableros con el foco puesto en los KPIs que previamente se hayan seleccionado. Ideal para compartir con todo tipo de perfiles, tanto quienes empiezan como los senior, con más experiencias y conocimientos.
- Databox
Un tercer programa a probar es este, diseñado para profesionales del marketing y analistas. Facilita la personalización de los paneles, tanto en relación a la recogida de datos como a la presentación de la misma. Se puede integrar con otros servicios y aplicaciones, convirtiéndo se en un desarrollo realmente potente para la dirección y administración de empresas.
