El rol del PMO en la gestión de proyectos empresariales
La puesta en marcha de una iniciativa específica o de una determinada campaña conlleva la orquestación de profesionales y en muchas ocasiones de departamentos distintos. ¿Cómo coordinar las acciones que llevan unos y otros? En el Project Management Office, conocido por sus siglas, PMO, está el quid de la cuestión. ¿Quieres saber en qué consiste y cómo puede impulsar tus proyectos? Sigue leyendo…
Que en los equipos multidisciplinares puede estar la clave del buen funcionamiento de una marca es un hecho que se está demostrando simplemente siguiendo los pasos de las compañías más exitosas en el mundo. Estas firmas, con magnos equipos e infinidad de profesionales en plantilla, es fundamental la coordinación para lanzar iniciativas, nuevos productos y/o servicios o proyectos en concreto. Para que todo funcione como una máquina perfecta, dando la hora cual si fuera un reloj, está la denominada PMO, unas siglas que provienen del concepto inglés: Project Management Office.
¿En qué consiste exactamente este departamento? ¿Qué es PMO y qué papel juega dentro de las empresas?
¿Qué es PMO o Project Management Officer?
La traducción al español vendría a significar la oficina para la gestión de proyectos. Es decir, ese área dentro de una organización desde la que se dirigen las iniciativas que se ponen en marcha. Esto significa que desde esa sección las empresas consiguen coordinar aspectos como los siguientes:
- Campañas planificadas, tanto las que hay en marcha como las que están por llegar.
- Objetivos a alcanzar con cada una de ellas.
- Equipo de profesionales con los que se cuenta para cada acción.
- Plazos de entrega, un timeline para cumplir y que la propuesta se haga realidad.
- Presupuestos con los que se cuenta en función de la envergadura del objetivo marcado.
Como se puede comprobar, es una parte fundamental, especialmente en grandes corporaciones con plantillas interminables y secciones multidisciplinares, como se apuntaba en las primeras líneas de este artículo. De ahí que los beneficios PMO sean innumerables para llegar a las metas marcadas, como se ve en el siguiente punto.
Funciones del PMO
¿Qué actividades se llevan a cabo desde la Projetc Management Officer? ¿Cuáles son las funciones de esta PMO? Si bien se han dado ya algunas líneas maestras, estos podrían decirse que son los principales desempeños que llevan a cabo los profesionales que están en esta oficina de gestión de proyectos de las empresas:
- Planificación de los proyectos: se determina desde el objetivo de las acciones que se pondrán en marcha para lanzarlo así como los plazos de ejecución.
- Control de los presupuestos destinados a las iniciativas que quieran desarrollarse.
- Seguimiento de las campañas, para asegurar que se van cumpliendo los pasos marcados, el tiempo establecido para ello, si se van consiguiendo los objetivos, etc.
- Gestión de los recursos humanos. Qué personas están involucradas y si están cumpliendo su trabajo y se encuentran satisfechos con las actividades que desarrollan.
- Recursos materiales. Qué se requiere para la puesta en marcha del proyecto, bien para un servicio nuevo que se espera lanzar o para la ideación de productos innovadores.
- Coordinación entre equipos, apostando porque haya una comunicación constante y fluida entre los diferentes departamentos.
- Elaboración de informes de seguimiento, de resultados y envío a profesionales responsables de la corporación.
La función principal del PMO, al fin y al cabo, es estandarizar los procedimientos que establecen las empresas para llevar a cabo sus proyectos. Una vez se definen los mismos y se realiza una adecuada gestión y un buen control de esas fases y aspectos clave, es más probable alcanzar el éxito en la misión.
Beneficios de los PMO
Los aspectos que han hecho que el Project Management Office sea cada vez más conocido y reconocido en el ámbito empresarial está en esos beneficios de los PMO que ha convertido a esos departamentos en áreas altamente productivas e interesantes dentro de prácticamente cualquier organización. Y es que tanto pymes como grandes firmas pueden adoptar las bases de la oficina de gestión de proyectos en mayor o menor medida.
- Estandarización de procesos, apostando por un modelo que funcione y consiguiendo que todos trabajen de la misma manera.
- Incentiva la colaboración entre diferentes equipos, que también sacan partido de lo que se aprende del feedback entre profesionales diversos.
- Métricas precisas. Sí. Medir, medir… y medir. Es la mejor forma de evaluar cómo de bien –o de mal– se hacen las cosas. Con el PMO es posible valorar los resultados que se van obteniendo e incluso detectar aquellas áreas en las que se está flaqueando.
- Facilita la toma de decisiones. Al conseguir centralizar la información relevante en relación a determinadas campañas o proyectos, es especialmente efectiva el tomar un camino u otro en función a lo que se sabe en relación a una iniciativa en concreto o incluso respecto al devenir de la empresa en su conjunto.
Para conocer mejor la dinámica que hay tras el PMO en EAE Barcelona contamos con una propuesta formativa específica en la que se tratan metodologías como esta. Se trata del Máster en Project Management, que pone de relieve los numerosos beneficios del Project Management Office en el actual contexto económico y empresarial.
Tipos de PMO
Existen varios tipos de PMO. Estos varían en función de un aspecto fundamental: la autoridad que este departamento tiene en la estructura corporativa, en relación a los proyectos que se desarrollan en empresas y organizaciones.
- PMO directiva
Este caso permite a la Project Management Office el control absoluto de las campañas que se quieran desarrollar. Es una especie de mando centralizado.
- PMO de control
En estos casos esta oficina de gestión de proyectos tiene la capacidad de obligar a los equipos que trabajan en una campaña en concreto a seguir los pasos marcados por la compañía. Tiene un control moderado sobre las iniciativas de una empresa.
- PMO de soporte
Escaso poder en relación a los pasos que se dan. Cumple una función ciertamente consultiva, pues ofrece información y datos y brinda apoyo para desarrollar las iniciativas que se vayan planteando.
¿Cómo escoger el tipo de PMO adecuado en un proyecto?
Optar por un tipo de PMO u otro depende de cinco aspectos fundamentales:
- Tamaño de la empresa/compañía
- Complejidad del proyecto
- Autonomía que se brindarán a los equipos que forman parte del mismo
- Presupuesto con el que se cuenta
- Cultura empresarial
Estos son los aspectos fundamentales para entender en qué consiste el Project Management Office y tener una base para conocer cuánto de útil y efectivo puede llegar en empresas y organizaciones. El PMO es una sistemática relativamente reciente, cada vez más conocida en el mundo de la gestión empresarial.
