Cómo elaborar un plan de comunicación para una empresa
Una hoja de ruta para establecer de qué manera la empresa va a dirigirse a su audiencia, al público actual y al cliente potencial. El plan de comunicación es una herramienta imprescindible en cualquier negocio, especialmente en un momento en el que el boca a boca que se genera en redes sociales puede encumbrar una marca… o sepultarla bajo tierra.
Cada paso que da una compañía genera una serie de impactos en su audiencia, tanto en el cliente interno, entre los propios empleados, como en el externo, en la audiencia a la que se dirige. Es por ello que contar con una hoja de ruta en lo que a comunicación se refiere es imprescindible para cultivar una buena imagen de marca. El plan de comunicación es una de las piezas clave a este respecto, pues contempla estrategias para posicionar el nombre de la empresa y de qué manera se va a dirigir al mercado, generando esa conversación en positivo en torno a la misma que se traducirá en rentabilidad económica.
Estos son algunos detalles a tener en cuenta, pero a continuación se aborda en profundidad qué es un plan de comunicación y el porqué cualquier negocio que se precie debería contar con una planificación estratégica específica que rija ciertas actuaciones y cómo se comunican al exterior.
¿Qué es un plan de comunicación?
El plan de comunicación es una herramienta que se desarrolla y ejecuta desde el área de marketing y comunicación de las compañías. Se trata de una hoja de ruta donde se recogen todos los detalles relativos a la imagen que transmite la marca, a cómo está va a actuar frente a su audiencia y de qué manera se van a ir comunicando ciertos logros, desafíos o situaciones que pudieran interesar a la misma.
Los planes de comunicación corporativos se han consolidado al albor de internet y las redes sociales. Hoy en día cualquier producto o servicio está en los medios y es imposible evitar que el mercado hable de una determinada empresa o firma. Es por eso tan necesario adelantarse para generar una fotografía del negocio con aquello que realmente se quiere transmitir.
Con el tiempo se ha ido tomando conciencia, como se apuntaba anteriormente, de que es tan importante lo que se muestra hacia fuera como hacia dentro. Es decir, el equipo, la plantilla, es el primer foco de atención pues ellos tienen en sus manos, en gran medida, la proyección que se da de una compañía. Son necesarios así dos planes de comunicación:
- Plan de comunicación interna: dirigido a los trabajadores, para tenerlos al tanto de las actuaciones que se llevan a cabo, para que el sentimiento de pertenencia a la corporación sea mayor, generándose una serie de lazos que repercuten en positivo en el clima laboral.
- Plan de comunicación externa: este va hacia ese público que interesa a nivel comercial, tanto al que se ha fidelizado como a esa audiencia a la que se quiere llegar.
- Online: de cara a gestionar la presencia en la red, en medios sociales, entre otros.
- Offline: para acciones y políticas que no están en Internet, más a pie de calle, en puntos de venta, a través de acciones de marketing y comunicación en eventos, etc.
Este último suele ser más complejo, pues son muchos los aspectos a cuidar para que sea realmente efectivo y para alcanzar las metas que se marcan.
¿Para qué sirve un plan de comunicación?
Las bondades de tener un plan de comunicación son numerosas. Es una herramienta que se ha consolidado con el paso del tiempo y que a día de hoy está presente en prácticamente cualquier tipo de empresa, grandes y pequeñas. ¿Por qué? Por motivos tan básicos como imprescindibles como los siguientes…
- Permite definir el público objetivo al que se dirige la compañía, pues hay que tenerlo en cuenta a la hora de establecer acciones de comunicación para desarrollar.
- Facilita la puesta en marcha de iniciativas, teniendo claros los objetivos y pudiendo establecerse una planificación temporal en base a las necesidades del negocio, en cuanto a darse a conocer, promocionar otros productos o servicios, abordar nuevos mercados, etc.
- Anticipa oportunidades o posibles desafíos. Al contemplar con antelación que momentos clave se van a suceder se pueden plantear iniciativas concretas, como cuando se acerca Navidad, Halloween, para campañas de verano…
- Mayor sentimiento de pertenencia en la plantilla. Como se apuntaba antes, el tener un plan de comunicación interno permite trabajar para que los empleados de la compañía se sientan más satisfechos, para conocer sus necesidades y darles respuesta, entre otras cosas.
- Marcar objetivos y valorar resultados. Esto siempre es ensayo y error. Al tener un plan de comunicación se pueden plantear acciones para llegar a una determinada meta y, si no se alcanza, está la posibilidad de recalcular e idear otras fórmulas.
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¿Cómo elaborar un plan de comunicación?
El paso a paso de un plan de comunicación parte del conocimiento profundo y completo de la situación de la marca, así que hay que empezar por ese aspecto. Un análisis introspectivo del sector en el que opera, la competencia, cifras de negocio de ese campo, cómo está la empresa. Dicho esto, así podría esbozar cómo elaborar un plan de comunicación efectivo para todo tipo de compañías.
- Analizar el contexto económico y empresarial de la marca: competencia, factores clave del sector, perfil del cliente potencial.
- Análisis de la compañía. Examen de conciencia para conocer de qué punto se parte, en qué momento se encuentra.
- Establecer objetivos con el plan de comunicación: desde conseguir que la marca sea más reconocida a que la audiencia identifique mejor los valores corporativos, campaña de cara al lanzamiento de nuevos productos/servicios, afrontar una crisis de reputación empresarial, cómo gestionar la presencia en redes sociales… Infinidad de aspectos se pueden trabajar con un plan de comunicación estratégico bien enfocado.
- Definición del público objetivo: audiencia actual, potenciales usuarios y, en base a ellos, a sus gustos, preferencias, necesidades, a esos sitios por los que se mueven, idear estrategias que conquisten su presupuesto.
- Establecer recursos y presupuestos. Es un punto de partida pues en base a esto podrá venir todo lo demás.
- Determinar el tipo de mensajes que se van a lanzar.
- Estudiar canales de comunicación que se van a utilizar para según qué situaciones o para según qué tipo de usuarios. Cada uno de ellos con su idiosincrasia, fórmulas para dirigirse a esa audiencia, formatos que mejor conectan con ella, entre otros detalles.
- Generar calendario de actuaciones. Fechas de campañas y en estas ha de incluirse los recursos a utilizar, que parte del presupuesto se destina y detalles importantes para que salga adelante.
- Evaluación de resultados. Esta debe ser una máxima en cualquier estrategia que se desarrolle dentro de un negocio. El caso del plan de comunicación no es una salvedad. Al contrario. Imprescindible valorar, a posteriori, los resultados y de qué manera mejorar en próximas iniciativas.
¿Por qué es importante un plan de comunicación empresarial?
En un contexto en el que la comunicación es global, democrática y cada vez hay más canales de comunicación e interacción entre personas, usuarios y marcas, contar con un plan de comunicación empresarial se hace imprescindible. Como se comentó en párrafos superiores, es imposible controlar lo que se dice de una empresa en redes y en plataformas, de ahí que hay que estar preparados para afrontar lo que pudiera venir. Lo mejor es la prevención y en este caso se puede hacer tomando el control de lo que queremos que se diga de nosotros, de con qué valores busca el negocio que se le identifique y qué valores se asocian a la compañía.
Invertir recursos económicos y humanos en elaborar un plan de comunicación es acierto seguro y es por ello que se hace especial hincapié al respecto en propuestas formativas como el Máster en Comunicación Corporativa & Brand Management. Esta es una pieza clave, el área de comunicación dentro de las corporaciones, de cara a proyección del negocio a medio y largo plazo, pues la imagen de una empresa repercute notablemente en las ventas y, por tanto, en el balance de resultados de final de año
