Cómo utilizar el Método Pomodoro para aumentar la productividad en el trabajo
La sensación de no llegar a todo y de necesitar horas extra en el día ha sido algo generalizado entre los trabajadores. De ahí que desde hace algunos años se hayan ido generalizando estrategias para optimizar al máximo la jornada laboral. Una de las más exitosas es el Método Pomodoro, al que dedicamos las siguientes líneas para quienes quieran conocer más detalles sobre un sistema que ha revolucionado la agenda de muchas personas.
En 1980 Francesco Cirillo creó el que hoy es uno de los sistemas de gestión del tiempo más utilizados en todo el mundo: el denominado Método Pomodoro. Cirillo buscaba una herramienta para aumentar su productividad, mejorando concentración y reduciendo los tiempos perdidos a lo largo de la jornada y para ello se planteó dividir la jornada en intervalos de tiempos y descansos, alternando ambos, para combinar estadios de concentración absoluta con fases para desconectar y recuperar fuerzas.
Pomodoro, que recibe el nombre de los temporizadores que se utilizan mucho en cocina, con forma de tomate –de ahí la denominación, pues pomodoro significa tomate en italiano– se ha convertido en aliado de numerosos profesionales, que han sabido sacar el máximo partido a su agenda laboral y a otro tipo de actividades de su vida diaria. Desgranamos al detalle qué es el método Pomodoro y cómo puedes aplicarlo, paso a paso.
¿Qué es el Método Pomodoro?
Estamos ante una técnica para gestionar el tiempo, una fórmula magistral que, si se aplica convenientemente, permite al usuario aumentar su productividad. Esta es, en esencia, la respuesta a qué es el Método Pomodoro. Se puede aplicar tanto en la esfera más íntima y personal como a nivel laboral, en el trabajo, en la gestión y dirección de empresas. Son muchas las vías para sacarle partido a este sistema, tal y como apuntamos a continuación.
Beneficios de la Técnica Pomodoro
Estamos ante una técnica para gestionar el tiempo, una fórmula magistral que, si se aplica convenientemente, permite al usuario aumentar su productividad. Esta es, en esencia, la respuesta a qué es el Método Pomodoro. Se puede aplicar tanto en la esfera más íntima y personal como a nivel laboral, en el trabajo, en la gestión y dirección de empresas. Son muchas las vías para sacarle partido a este sistema, tal y como apuntamos a continuación.
Las bondades de apostar por este método son varias. Estos son los principales beneficios de la técnica Pomodoro:
- Aprovechar al máximo el tiempo.
- Optimizar los momentos dedicado a una actividad en concreto.
- Agilizar la agenda.
- Ayuda a planificar las tareas a realizar en función de la dedicación que se le podría prestar.
- Evita distracciones.
- Minimiza los instantes en los que se cae en procrastinar.
La clave del Método Pomodoro es que te ayuda a saber cómo manejar el tiempo del que dispones. Se le saca todo el jugo a las situaciones en las que la persona trabaja, estudia o se dedica a los quehaceres que tiene en la lista de tareas pendientes, según la situación en la que se aplique esta técnica tan extendida.
¿Cómo funciona el Método Pomodoro?
Esta célebre técnica basa su éxito en varios aspectos clave. El funcionamiento es sencillo, pero para conseguir resultados hay que seguirlo al pie de la letra. Se pueden tener en cuenta algunos de estos consejos para conocer mejor cómo funciona el método Pomodoro y obtener réditos a su uso.
1. Planificar las tareas a realizar
Establecer claramente las prioridades, en orden de importancia, para ir de más a menos, de mayor urgencia a menor celeridad en la lista de tareas por llevar a cabo. Se pueden añadir anotaciones para especificar mejor lo que hay por terminar, en caso de trabajo colaborativo, por ejemplo.
2. Utilizar temporizadores
Bien físico o digital, lo importante es tenerlo a la vista y seguir al pie de la letra las indicaciones. Parar el trabajo cuando toca y continuar cuando llega el momento. Solo así se le verán resultados a la aplicación del Método Pomodoro. Esto es un aspecto imprescindible si realmente quieres comprobar que surte efecto.
3. Fuera distracciones
Un consejo a tener especialmente en cuenta. Nada de radio, música, televisión… Todo cuando consideres que podrá entorpecer el trabajo, esos minutos de concentración, debería ser eliminado. Ten siempre presente que se trata de estar totalmente centrados en lo que se está realizando, una especie de aplicación del mindfulness al ámbito laboral y/o profesional.
4. Valora los resultados
Una vez hayas utilizado la técnica Pomodoro en varias ocasiones, reflexiona sobre cuánto te está ayudando. Siempre es importante tener en cuenta que haya podido obstaculizar la concentración y esa optimización del tiempo. Con una mirada crítica es posible que afines el método y realmente consigas los objetivos que te hayas ido marcando.
5. Se constante y consistente
Para ir avanzando y aprendiendo realmente la base de esta fórmula para gestionar el tiempo es recomendable ser constante y usarla con asiduidad. Con la experiencia aprenderás mejor a concentrarte y te costará menos trabajo prestar atención única y exclusivamente a la tarea que tienes delante, dejando el resto para los momentos de descanso o para cuando finalices la jornada que te hayas propuesto.
Pasos de la Técnica Pomodoro
Finalmente, reunimos el paso a paso de la técnica Pomodoro. Desde ya, en este mismo instante, puedes probar este sistema para sacar el máximo partido a tu agenda:
Primer paso Método Pomodoro
Crea una lista de tareas que quiere llevar a cabo. Ordena de más importante a menos relevante, para ir priorizando en función de la urgencia de cada una de ellas.
Segundo paso Método Pomodoro
Toca echar mano del temporizador. Como apuntábamos anteriormente, es válido un cronómetro físico, el del reloj, un dispositivo Timer, de cuenta atrás, o alguna de las aplicaciones varias que hay por la red, por internet, y en las ‘tiendas’ del sistema iOS y Android. Preparados, listos, ya… Cada fase de trabajo dura 25 minutos y, tras esta, se van dando los descansos. Estos ‘break’ se estructuran así:
- Cuatro turnos de 25 minutos de trabajo y concentración seguidos de 5 minutos de breve descanso.
- Tras esas cuatro tandas, que serían denominados cuatro ‘pomodoros’, toca un descanso prolongado de entre 15-20 minutos, según necesidades de la persona.
- Se completaría así un ciclo de trabajo. Organiza tantos ciclos como te sea necesario en función de tus objetivos y tu jornada laboral.
Tercer paso Método Pomodoro
Repasa finalmente los objetivos cumplidos, el tiempo invertido. La idea es reflexionar sobre el uso de la herramienta. Al comprobar los avances alcanzados te sentirás con mayor motivación y podrás ir ajustando tiempos y fases para sacarle todo el jugo a este sistema.
El método Pomodoro se usa en infinidad de campos, tanto en lo personal como en lo profesional. Uno de los gremios que más lo llevan a la práctica es el de los estudiantes. A los alumnos de Másters y Grados de EAE Barcelona se les va enseñando sobre estas metodologías tipo Técnica Pomodoro para que avancen al máximo en sus estudios y obtengan sus titulaciones.
