Las mejores herramientas para el Project Manager
El papel de gestor de proyectos conlleva plantear estrategias y supervisar su puesta en marcha y desarrollo, de ahí que sea importante contar con aplicaciones y metodologías específicas como las que se plantean a continuación para alcanzar los objetivos. A continuación, herramientas de gestión de proyectos al servicio del project manager.
La actividad diaria del responsable de proyectos de una empresa conlleva infinidad de retos y factores que se tienen que controlar. Es ahí que entran en juego los desarrollos y sistemas que facilitan la tarea de estos perfiles tan específicos que conllevan un plus de organización y productividad para llegar a las metas marcadas.
A día de hoy existen numerosas fórmulas para esta actividad, así que a continuación los lectores encontrarán una recopilación con una selección de las que están consideradas las mejores herramientas para el project manager, sistemáticas y software de gestión de proyectos específico que se convertirá en grandes aliados de los responsables de esta tarea.
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Hacer referencia a herramientas project manager significa tratar sobre metodologías de trabajo que pueden ser de utilidad para los responsables de proyectos y programas específicos para dirigir este tipo de actividades. Estas podrían dividirse en dos tipos:
- Sistemas de trabajo: dinámicas para controlar lo que conlleva la ideación, puesta en marcha y control de un proyecto que se lanza. Se trata de establecer aspectos como subdivisión en grupos de personas, cada uno especializándose en un área, organización de reuniones periódicas, estableciendo la periodicidad de esos encuentros, planificar la realización de reportes y feedback entre equipos, etc. Cada profesional suele orquestar su propia dinámica para llevar a cabo la administración y dirección de un proyecto en concreto.
- Programas específicos para facilitar lo anterior: cada vez se cuenta con un mayor número de software de gestión de proyectos. Este se convierte en el gran aliado del project manager, pues se informatizan procesos y etapas de trabajo que de otra forma serían especialmente complejas de controlar.
Se trata de conseguir un mix: la parte de organización propia de cada profesional, de cada gestor de proyectos, sumado a esos desarrollos informáticos que le ayudarán en su tarea. Para poder elegir las herramientas project manager que más se adecuan a sus necesidades, es importante conocer cómo benefician estos programas a sus quehaceres y cuáles son las herramientas más reconocidas en este campo.
¿Por qué usar el software de gestión de proyectos?
Los motivos que llevan a los project manager a optar por programas específicos son varios. Se podrían destacar estos aspectos clave, cualidades que son inherentes a este tipo de software de gestión de proyectos:
- Agilizan el trabajo.
- Aumentan la productividad y el rendimiento de cualquier actividad.
- Facilitan el control de los procesos.
- Mejoran la ejecución de los planes de desarrollo.
- Permiten detectar lo que se puede mejorar y qué aspectos hay que mantener en las ejecuciones.
El desempeño del gestor de proyectos conlleva una serie de aspectos para los que es importante estar preparado, de ahí que haya formaciones específicas para estos perfiles. En EAE Barcelona se imparte el Máster en Project Management donde se recogen los factores clave para poder convertirse en un buen gestor de proyectos, incluyéndose en las materias a tratar capítulos específicos sobre las herramientas project manager. A continuación se ven algunas de las más reconocidas y que mejores resultados reportan.
Las mejores herramientas para la gestión de proyectos
Son varios los sistemas que permiten ejercer las funciones del project manager con garantías. Entre los programas y software de gestión de proyectos que se están utilizando especialmente, destacan desarrollos informáticos como los siguientes:
Trello
Es de los más conocidos y con una importante trayectoria. Trello es un programa que permite unificar tareas y que facilita la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo. Su uso es sencillo e intuitivo y tiene varias opciones, una versión gratuita, con sus lógicas limitaciones, y opciones de pago para ampliar las funcionalidades.
Según la complejidad de la compañía que lo utilice, del área en concreto que quiera aplicarlo en su sistemática, así será válida la versión free o necesitará dar un paso más. Sea como fuere, es un software de gestión de proyectos que se utiliza muchísimo en sectores de todo tipo, desde el marketing y la publicidad al mundo de la moda, el turismo o la automoción, entre otros.
Wrike
Como en el caso anterior, y en la mayoría de desarrollos informáticos que apuestan por metodologías ágiles, Wrike tiene versión libre, sin necesidad de pagar, y otras que, previo desembolso, dan acceso a más soluciones. Es un programa para gestionar el trabajo especialmente eficaz, con tableros para una organización visual clara, que facilita la continuidad de las actividades, y con una fórmula de comunicación y chat que es fundamental.
Tanto Trello como Wrike están entre los programas más conocidos a nivel internacional. Se usan tanto en pymes como en grandes corporaciones. Según las necesidades a cubrir así será suficiente con la versión gratuita o se requerirá de ir más allá optando por uno de sus planes de precio.
Active Collab
“Control total sobre su trabajo”. Así se autodefine Active Collab, uno de los sistemas a tener en cuenta para poder desarrollar el trabajo de project manager. Permite el acceso rápido, fácil e intuitivo a aspectos clave como las fechas de entrega, plazos tope, tareas que están realizando los diferentes miembros del equipo, incluir comentarios en relación al trabajo, etc. Se puede conectar con otras aplicaciones, como Gmail. La claridad en los resultados y en las exposiciones de información es una de las grandes ventajas de este programa para gestión de proyectos.
TeamWork Projects
Otra de las opciones que se encuentran en la red, una plataforma que reúne diferentes recursos, especialmente efectivos para determinados desarrollos. Una de sus ventajas es que se puede reunir todo en un mismo espacio, facilita la administración de tareas entre miembros del equipo y da opciones de realizar presupuestos, reportes e informes, entre otros aspectos. Se le pueden ir agregando funcionalidades según la complejidad del trabajo que se vaya desarrollando.
Estos son apenas cuatro de los numerosos programas y herramientas de gestión de proyectos que hay en la red. Teniendo en cuenta que unos y otros dan opción de versión gratuita, lo mejor es probar para comprobar cómo se adecuan a las necesidades de cada project manager.
