Cómo hacer una nómina desde 0: Guía completa
Es un instrumento imprescindible en cualquier empresa, tanto para la parte contratante como para los empleados. La nómina es un documento que recoge el sueldo que percibe cada profesional de manera mensual y su elaboración requiere de conocimientos especializados. ¿Quieres saber cómo se hace? Aquí, una guía completa, un paso a paso para entender qué es una nómina y cómo se crean.
¿Qué es una nómina?
“Haberes que ha de percibir el trabajador que figura en nómina (en plantilla)”. “Sueldo, paga, retribución…” Así define la Real Academia Española la palabra a la que se le dedica esta mini guía: ¿Qué es una nómina? Seguramente muchos de quienes leen ahora este artículo sepan cómo definir el concepto, al menos de forma aproximada, y es que estamos ante un documento de uso cotidiano en el mundo de la economía, específicamente en el ámbito empresarial.
La definición de nómina podría ser que es un recibo del abono del salario a un trabajador. Se trata de un documento que suele recibir un profesional que está contratado en una compañía en el que se recoge fundamentalmente la cantidad que este recibe por su desempeño, las retenciones que se le practican y otros aspectos importantes, como se verá a continuación.
Se ha de entregar -o recibir- mensualmente, que es cuando se hace el cobro por el trabajo que se lleva a cabo. ¿De qué partes consta? ¿Cómo se elabora?
MÁSTER EN RECURSOS HUMANOS
Ha llegado el momento de decidir. Tu futuro, por primera vez, está en tus manos y tienes la oportunidad de formarte para ser quien quieras ser.
Partes de una nómina
La nómina está compuesta por varias partes que han de incluir información clave tanto de la parte contratante como de la contratada, retribuciones, bases de cotización, etc.
- Encabezado
Esta parte de la nómina contiene los datos personales del contratado y de la empresa:
- Nombre legal de la compañía, domicilio fiscal, CIF, código de cuenta de cotización.
- Datos del empleado: nombre completo y DNI, número de afiliación a la SS, categoría profesional, grupo de cotización, antigüedad, código de contrato.
- Periodo de liquidación: mes trabajado que se abona, fecha de inicio, de fin y total de días.
2. Devengos
Conceptos salariales que el empleado ha generado en el mes trabajado, sin aplicar deducciones. Al sumarse se obtiene el sueldo bruto.
- Sueldo base
- Complementos
- Horas extra
- Prestaciones de la Seguridad Social
3. Deducciones
Esta parte de la nómina incluye las cantidades que se van a restar de los devengos. Dan como resultado el sueldo neto del trabajador:
- Aportaciones del trabajador a la Seguridad Social
- Retenciones del Impuesto sobre la renta de las Personas Físicas
- Anticipos de nómina
- Valor de productos recibidos en especies.
4. Líquido a percibir
Aquí aparecerá el salario neto. Está, de un lado, la remuneración total, en referencia al salario mensual por el que el trabajador ha cotizado. Por otra parte se incluyen las pagas prorrateadas extras. Si así estuvieran esta parte estaría vacía.
5. Sello y firma de la empresa
Aquí ha de aparecer:
- Fecha ingreso de nómina
- Entidad bancaria y número de cuenta del empleado
- Sello de la empresa o firma del empleador
- Firma del trabajador como confirmación de recibo
Tipos de nóminas
Existen varios tipos de nóminas. Si quieres saber qué opciones se encuentran a día de hoy, toma nota de las diferentes clasificaciones:
- Nóminas según periodicidad de pago: semanales, quincenales, mensuales.
- Nóminas según tipo de personal: altos cargos o ejecutivos y de personal general.
- Nóminas según circunstancias especiales: incluyendo horas extras, con pagas extraordinarias prorrateadas, sin incluir bajas por enfermedad, etc.
Cómo crear una nómina, paso a paso
A la hora de crear una nómina paso a paso lo mejor es seguir las partes que la conforman. Esta es una guía básica pero efectiva para saber elaborar una nómina de manera fácil.
Así, lo primero es el encabezado, como se apuntaba, y después ir incluyendo los devengos, tanto percepciones salariales como no salariales, las deducciones, el líquido a percibir y la rúbrica final.
Los avances informáticos han permitido automatizar prácticamente todo. A día de hoy existen varios programas para gestionar las nóminas y son de fácil acceso. Están los software gratuitos y otros de pagos con más aplicaciones y utilidades.
Los desarrollos que más se utilizan en las áreas de gestión y administración de empresas y en el campo de los recursos humanos son los siguientes:
- Sage NominaPlus
- A3 Innova nÓMINA
- MsNómina
- Nóminasol
- Payfit
- Nomio
¿Quién hace las nóminas en una empresa?
A la hora de preparar estas nóminas, suele ser el departamento de recursos humanos el que se ocupa de la elaboración de estos documentos. Son profesionales que conocen al detalle lo relativo a los salarios, las variables, los diferentes tipos de contrato y las relaciones que han de tener con las administraciones para la gestión de documentación y para las altas y bajas de los empleados en la Seguridad Social.
Según el tamaño de las compañías, hay algunas con departamentos propios y otras que directamente externalización este tema en asesorías que se ocupan de hacer las nóminas y enviarlas, de gestionar las altas, las bajas, las vacaciones, bajas maternales, cambios de cuentas bancarias, etc. Y es que hay infinidad de aspectos a tener en cuenta en relación a la gestión de las nóminas en las compañías.
La labor de redactar y gestionar las nóminas en las empresas suele así recaer en profesionales con formación y experiencia a este respecto. En EAE Barcelona se imparte una formación muy específica, el Máster en Recursos Humanos, que aborda cuestiones tan importantes como esta. Hay que entender qué está detrás de cada documento para la correcta redacción del mismo. También es importante explicarle a los trabajadores, si fuera necesario, para que entiendan igualmente cuánto es lo que se cobra en grupo y qué se ingresa en neto, por lo que esto conlleva.
Un apartado del más reciente Informe PISA destacaba que los jóvenes españoles carecen de competencias financieras tan básicas como interpretar una factura o una nómina. A la hora de incorporarse al mercado laboral es fundamental que las personas entiendan qué hay tras ese documento, de ahí que sea importante hacer hincapié en que desde los departamentos de RRHH han de formar e informar a los empleados sobre lo que es una nómina, qué partes tiene y cómo se elabora.
