Scrum boards: ¿Qué son, cómo hacerlos y qué beneficios tienen?

Los scrum boards son una herramienta que te permitirá optimizar tiempo y recursos a la hora de llevar a cabo un proyecto. ¿Quieres saber en qué consisten los scrum boards y cómo están revolucionando la forma de trabajar en equipo? 

Esta metodología comenzó a utilizarse en el desarrollo de software y a día de hoy se utiliza en todo tipo de industrias. Multinacionales como Honda, Canon y Fuji-Xerox comenzaron a producir nuevos productos recurriendo a la metodología Scrum, un sistema basado en la gestión de equipos para desarrollar productos y que propone un enfoque escalable, paso a paso. Se estructura el trabajo en diferentes tareas, estas en etapas o fases y conforme se va avanzando y se van consiguiendo, una a una, se progresa en orden hasta llegar al resultado final. A día de hoy esta fórmula de los scrum boards se ha empezado a generalizar: se utilizaron originariamente en el sector de la informática y la tecnología, para desarrollo de software, y actualmente se aplica en otros sectores. 

Las grandes compañías están tejiendo redes de trabajo con sus profesionales en las que estos ya conocen qué es el scrum boards y se ha convertido en una herramienta imprescindible en el I+D de la marca, para idear otras soluciones que conecten con el cliente y den respuesta a necesidades que estos estén presentando. De forma progresiva se han ido creando programas informáticos y aplicaciones para automatizar e informatizar estos tableros y hay soluciones de scrum taskboard para todos los gustos, necesidades y presupuestos. 

Scrum board: ¿qué es? 

El objetivo de toda empresa es satisfacer al cliente, llegar a él y fidelizarlo. Para ello, es imprescindible mejorar los procesos y, en el camino, agilizar la actividad siempre pensando en una mayor calidad y una optimización de costes y tiempo, y es aquí que entran en escena los scrum boards. Para entender mejor en qué consisten y su funcionamiento, estas claves que definen la cuestión: 

• Se engloban dentro de las llamadas ‘metodologías ágiles’. Los scrum board forman parte de sistemas que se implantan en los diferentes departamentos de una organización para que, en definitiva, mejore el flujo de trabajo. 
• Son tableros-imágenes físicas y/o virtuales que organizan el flujo de trabajo. Podríamos decir que el scrum board conforma una fotografía o un esquema visual de las tareas a llevar a cabo en equipo. 
• Recoge las diferentes metas a alcanzar, las tareas que se necesitan para ello y se planifica el tiempo y los recursos que se van a destinar –prints, un término que se usa para determinar plazos de entrega. 
• Se especifican bloques temporales –los prints– y se asignan tareas divididas en pasos.

Grosso modo, podríamos decir que los ítems que conforman este scrum board de ejemplo son los siguientes: nombre del proyecto y de los equipos de trabajo, definición del proyecto, objetivos generales, división en fases/tareas de desarrollo, gráfica con evolución y tiempo estimado que se le dedica y calendario de fechas clave, de eventos. 

Se va revisando la evolución de los trabajos para que se avance hacia el objetivo final y se asigna un Scrum Manager. Este se ocupa de ir supervisando y agilizando los procesos. 

Beneficios de usar Scrum Taskboard

Los tableros de tareas que son la esencia del sistema Scrum generan importantes ventajas en todo equipo de trabajo y, por ende, en la empresa. A continuación destacamos cinco de los beneficios más destacados de incorporar un scrum taskboard cuando hay que desarrollar un nuevo producto/servicio o incluso cuando se quiere mejorar lo ya existente para ofrecerle mayor calidad al consumidor final.

1. Agiliza el flujo de trabajo: se recogen las diferentes fases de producción y los profesionales siempre saben qué tarea han de ir haciendo. Se establecen plazos que hay que cumplir. 
2. Unifica la colaboración en equipo: una misma plataforma recoge las diferentes líneas que conforman un todo. 
3. Facilita el control y optimiza el funcionamiento del grupo. Al tratarse de una herramienta común y que todos pueden consultar, ofrece beneficios muy importantes, como es poder detectar rápidamente si se ha dado algún error en un determinado momento o tarea.
4. Mejor seguimiento de los proyectos: la metodología Agile es la base de los scrum taskboard y lleva a optimizar recursos al máximo y se va gestionando en tiempo real el avance de una iniciativa.
5. Máxima gestión de recursos: se saca partido a los profesionales y los recursos con los que cuenta la marca para llegar al objetivo marcado en el scrum board.

Integración del Scrum Board en un Sprint de equipo

Los scrum board han de integrarse en el equipo de trabajo de manera automática. Es decir, teniendo en cuenta que esta no es sino una metodología para sacar el máximo partido al trabajo colaborativo y en equipo, los scrum board serán vistos por los profesionales como un sistema que estructura el flujo de tareas y que deja claro en qué se ha de ir avanzando. 

En lo que respecta a cómo integrarlo de manera intuitiva, hay dos fórmulas: 

• Uso de plataformas y programas de software específicos para el sistema Scrum, como veremos a continuación. 
• Imprimir un cuadro o el tablero de tareas y teniéndolo siempre en lugar visible. Se podría incluso utilizar una pizarra en la oficina, a la vista de todos los que estén implicados en un proyecto en concreto, para acudir al mismo en caso de dudas e ir viendo cómo se progresa hacia la meta. 

Ejemplos de Scrum Board

Ejemplos de tableros Scrum se encuentran infinidad en la red. Lo idóneo es acudir a desarrolladores de software referentes que han ido mejorando su herramienta y permiten trabajar con esta metodología agile con efectividad y de manera resolutiva. El usuario encontrará tanto scrum board gratis como otros de pago. Los programas que se comercializan tienen un coste bastante asequible, con opciones premium si el comprador necesita ir más allá y requiere de otras funcionalidades para avanzar. 

• Recursos de libre uso: scrum board gratis con Trello y Airtable. Ambas se podrían utilizar de forma gratuita, con planes específicos si el equipo de trabajo requiere de mayores aplicaciones. 

Están también Apia y Bitrix24 –esta última sin coste hasta un determinado número de usuarios–, otras, e incluso en la plataforma Slideteam, donde hay publicados tableros de tareas de Scrum board ejemplo que se descargan gratuitamente y podrían incluso personalizarse. 

• Previo pago, siempre con periodos gratuitos de prueba para comprobar si se adecua a lo que buscas, están los software de Jira, Asana o Monday.com.

Los sistemas Scrum Board así como otras metodologías Agile pueden adoptarse en todo tipo de sectores de actividad y en los diferentes departamentos de la empresa. Son dinámicas para trabajar en grupo que se ven específicamente en formaciones destinadas a la gestión de proyectos y a la capacitación de directores y CEO. En EAE Business School Barcelona se da gran importancia a estos programas y se suelen tratar y explicar qué es un scrum board. 

Se estudian al detalle en propuestas formativas como el Máster en Supply Chain Management & Logistics y especialmente en el Máster en Project Management. Son módulos que se tratan de manera eminentemente práctica, para que el profesional acceda al mercado de trabajo conociendo software como los citados que permiten controlar proyectos complejos y maximizar la inteligencia de negocio para mejorar procesos y lanzar otros productos-servicios de cara al cliente.