Webinar: qué es, para qué sirve y cómo organizarlo

Es uno de los formatos de contenido con mayor engagement; una oportunidad de oro para conectar con la audiencia: los webinars son un cara a cara entre la marca y su público. Son acciones clave para mejorar la imagen corporativa, lanzar nuevos productos o servicios y vincular al emisor con los receptores. 

El webinar es una de las herramientas de marketing que está reportando mejores resultados a quienes recurren a ella. Este recurso se ha popularizado en los últimos años como un punto de encuentro 2.0 que genera múltiples beneficios para compañías y profesionales. ¿En qué consiste exactamente? ¿Para qué sirve? ¿Cómo poner uno en marcha?  

¿Qué es un webinar?

La denominación webinar viene de la fusión entre ‘web’ y ‘seminar’, y ese mix permite definir, de manera sencilla, en qué consiste exactamente esta herramienta de marketing: son formaciones o encuentros que se realizan a través de internet, a modo de reunión virtual. En ellas, hay un emisor —un profesional, en nombre propio o en relación con una marca— y los receptores, que son los usuarios que acceden al evento por interés propio. Son acciones interactivas que facilitan un flujo de comunicación bidireccional, beneficiando a todas las partes. 

¿Para qué sirve un webinar?

Los webinars cumplen diferentes funciones. Estas son las aplicaciones más conocidas de este tipo de acciones digitales: 

1. Dar a conocer un nuevo producto o servicio.
2. Conectar con la audiencia y fidelizar clientes.
3. Llegar a otros usuarios potenciales y conquistar nuevos mercados. 
4. Fortalecer la imagen de marca. 
5. Generar engagement con los consumidores. 
6. Diferenciarse de la competencia. 
7. Responder a las necesidades de la comunidad en la que se interactúa. 
8. Mejorar el posicionamiento dentro de un sector. 
9. Nueva fuente de ingresos: se pueden organizar webinars de pago orientados a la formación. 
10. Posicionarse como referente con autoridad en un campo concreto. 

La esencia de los seminarios online tiene como objetivo visibilizar a un profesional, a una empresa u organismo en concreto, de la que parte la iniciativa. Es fundamental considerarlos como herramienta en todo plan de marketing, siempre en línea con los objetivos que se marquen. Los beneficios que reporta son notables, especialmente en relación con dos aspectos: 

• Mejorar la identidad corporativa y la percepción de marca. 
• Un escaparate para reflexionar sobre el sector y presentar productos y servicios que pueden facilitar la vida de los participantes. 

¿Cómo funciona un webinar?

Llegados a este punto, es importante analizar la complejidad al organizar un evento de estas características. ¿Cómo funciona un webinar? 

Son transmisiones en vivo cuyo desarrollo pasa por las siguientes etapas: 

• Organización del webinar: marcar objetivos, seleccionar usuarios a los que invitar a participar, determinar quiénes van a dirigir la conversación, entre otros. 
• Programar la sesión: día, hora, plataforma. Enviar invitaciones por redes sociales o a través del correo electrónico. Difundir la cita para llegar a quienes quisieran participar. 
• Reunir los recursos materiales y humanos que se requieren: establecer y conseguir lo que se va a necesitar, la plataforma de emisión, ponentes (especialmente si se cuenta con invitados profesionales con apretadas agendas). No se debe dejar nada a la improvisación. 
• El día del evento: preparar el espacio de emisión, probar conexiones, revisar detalles finales. Tras ello, 3, 2, 1, ¡acción!
• Habilitar chat de texto para facilitar interacciones, especialmente si son webinars con un gran número de participantes. 
• Revisión final: recopilar información sobre el nivel de satisfacción de los usuarios, posibles incidentes y aspectos de mejora para futuras emisiones. Estos elementos serán claves para avanzar y maximizar los resultados obtenidos. 

Pasos clave para organizar un webinar exitoso

Poner en marcha un webinar requiere de una organización muy cuidada. Lo fundamental es tener claro el objetivo y, con base en ello, ir avanzando paso a paso en la puesta en marcha de este tipo de encuentros online. Para organizar un webinar exitoso, se recomienda: 

1. Decidir el contenido del encuentro. 
2. Elegir cómo se difundirá: si se publicará en abierto o se enviarán invitaciones vía e-mail o redes sociales a usuarios interesados. 
3. Implementar acciones de marketing para promover este webinar y darlo a conocer. 
4. Establecer cómo funcionará el acceso: si será en abierto, o previo registro a través de una landing page creada al efecto, etc. 
5. Es recomendable grabar el evento para, a posteriori, analizar posibles mejoras de cara al futuro. 
6. Definir el formato: entrevista, panel de expertos, presentación de productos o servicios, dinámica de preguntas y respuestas.
7. Contar con un sistema de comunicación con la audiencia: bien vía chat, o según se considere más efectivo. 
8. Contar con ciertos márgenes de error, especialmente las primeras veces.

Aunque los webinars son relativamente sencillos de organizar, requieren de una serie de aspectos básicos a cumplir. De esta y de otras estrategias de marketing es importante que sepan los profesionales que desempeñan su labor en el mundo de la comunicación, de ahí que en centros como EAE Business School Barcelona se incluya tanto esta como otras iniciativas afines en programas como el Máster en Organización de Eventos, Protocolo & Turismo de Negocios. Los seminarios virtuales reportan beneficios para los emisores, y son una herramienta clave en estrategias de marketing y comunicación.