Protocolo en eventos: claves para una gestión profesional y efectiva

Un enfoque estratégico para garantizar que los eventos, tanto formales como de corte informal, se desarrollen según lo previsto. A continuación, aspectos a tener en cuenta para establecer un protocolo en eventos que garantice el éxito de los mismos. 

El sector de la organización de eventos sigue creciendo. En espera de que se den a conocer los datos de facturación de 2024, sí se comenta que es más que probable que se confirmen las previsiones que daba a comienzo del año la agrupación de Agencias españolas de Eventos Asociadas (AEVEA), que preveía un incremento de presupuestos y plantillas del 26,3% con relación al ejercicio anterior. Esto demuestra que estamos ante un negocio en crecimiento y que se está profesionalizando año tras año. 

Una de las claves está en la puesta en marcha de protocolos que aseguren el éxito de este tipo de actividades, iniciativas que van desde lo profesional y empresarial a lo institucional, el ocio, la cultura, la música… De ahí que sea un área que cada vez atrae a un mayor número de personas, que ven en el mundo de la organización y gestión de eventos un mundo por explorar. 

En este artículo, nos enfocamos en la importancia de los protocolos en eventos como garantía para el desarrollo eficiente de las actividades organizadas. ¿Y en qué consisten exactamente? ¿Qué papel cumplen y quiénes se ocupan de gestionarlos? Más detalles, en este artículo sobre esta herramienta tan desconocida todavía como importante. 

¿Qué es el protocolo en un evento?

Los protocolos suelen ser el conjunto de normas o reglas que rigen una determinada actividad o que se llevan a cabo en empresas, entre otras organizaciones y funciones. Para entender mejor su trascendencia, se podrían determinar estas líneas maestras que definen exactamente en qué consiste un protocolo para eventos: 

• Pautas a seguir para un evento que se organiza. 
• Elementos que van desde la organización previa hasta la ejecución del evento. Es decir, son una serie de pautas, de reglas y normas a tener en cuenta desde que arranca una actividad hasta que se cierra. 
• Todos los implicados en el evento deben conocer su existencia y dominar la fase que les atañe. 

Los protocolos para eventos difieren en función del tipo de actividades para el que se programan. Así, suele ser especialmente distinto el paso a paso en una cita con carácter oficial, que parte de instituciones y organizaciones públicas y oficiales, a una acción privada o no oficial. Sea como fuere, hay que establecer normas y pautas a seguir para que todo se desarrolle según se marca en los objetivos de la iniciativa. 

Organizaciones y protocolo de un evento: cómo se complementan

La organización del protocolo de cara a un evento que vaya a tener lugar pasa por unas fases a tener en cuenta: 

1. Definir las claves de la actividad: objetivo, presupuesto, día, hora y lugar de la cita, invitados. 
2. Normas que deben seguir los organizadores, tanto durante los actos y a posteriori. Desde la forma en que se debe dirigir a los invitados hasta la asignación de asientos y el acceso al recinto donde se lleva a cabo el evento
3. Evaluación final sobre cómo se han desarrollado los actos, con idea de ir mejorando ese protocolo para eventos que se ha creado previamente. 

Para que este conjunto de pautas y reglas funcionen y cumplan su objetivo es imprescindible la coordinación de las diferentes partes o equipos que participan en los actos. Así, tanto la entidad o empresa que ha apostado por organizar una determinada actividad como los responsables de llevar a cabo el citado protocolo han de coordinarse para que el resultado sea satisfactorio. Al efecto, existen diferentes roles profesionales relacionados con esta estrategia: 

• Jefe de protocolo
• Coordinador
• Equipos de trabajo: quienes reciben a los invitados, los que los acomodan, aquellos que van pautando el siguiente paso a seguir… 
• Responsable de comunicación

El equipo humano que participe del evento, que forme parte activa del mismo, dependerá de la complejidad de la organización en sí, de la importancia que pudiera tener, del número de personas que asistirán, entre otros puntos. 

Importancia del protocolo en un evento

Los protocolos en eventos son la llave del éxito, especialmente cuando se trata de una iniciativa de gran envergadura, con gran número de asistentes, invitados, etc. El número de personas implicadas en su organización dependerá de la magnitud del proyecto. 

Contar con un protocolo en eventos es importante porque garantiza aspectos como:

• Cumplir objetivos marcados.
• Generar buena imagen. 
• Evitar errores en la ejecución. 
• Conseguir que todos los asistentes vivan una experiencia satisfactoria. 
• Detectar, si los hubiera, posibles fallos en la operativa que hayan podido poner en juego el éxito final del evento. 

Ejemplos de protocolos en eventos

Algunos ejemplos de protocolos en eventos serían los siguientes:

1. Ceremonias de inauguración de unos juegos olímpicos. 
2. Toma de posesión de un cargo político. 
3. Festival de música con grandes artistas a escena. 

En estos casos, se controla desde la recepción de las principales figuras hasta quién las atiende. En cuanto a los invitados, se determina su ubicación, el acceso a las instalaciones, entre otros detalles. Los protocolos en eventos son también una herramienta fundamental para garantizar la seguridad de los participantes y, por ello, se utilizan cada vez más en infinidad de actos, tanto políticos como culturales y sociales. 

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