Aplica la metodología Prince2 en la gestión de proyectos

Es uno de los sistemas de gestión de proyectos más utilizados a nivel mundial para implementar nuevas iniciativas y optimizar su desarrollo. Prince2 debe gran parte de su éxito a su enfoque en el trabajo colaborativo y a la optimización de la coordinación de los proyectos de principio a fin. 

A finales de los años 80, comenzó a desarrollarse lo que hoy es una de las metodologías más consolidadas para la gestión de proyectos. El gobierno británico empezó a trabajar en lo que se denominó ‘PRojects IN Controlled Environments’; es decir, proyectos en entornos controlados. Primero se utilizó para operar en el ámbito de la informática y, más tarde, se fue trasladando a otros sectores hasta llegar a lo que hoy es Prince2. 

¿En qué consiste exactamente y cómo puede facilitar a profesionales y empresas el desarrollo de determinadas iniciativas? ¿Cuáles son sus principios y cómo se ejecuta paso a paso? Estas y otras incógnitas se desvelan en este artículo que evidencia la importancia de esta fórmula para trabajar en equipo y avanzar en la consecución de objetivos marcados.

¿Qué es Prince2?

Prince2 es una de las metodologías de trabajo más utilizadas para gestionar proyectos con resultados óptimos. Esta permite estructurar el desarrollo de una iniciativa concreta en un paso a paso al detalle, facilitando la coordinación de los equipos y que se puedan atender a los problemas o dificultades que surjan en puntos específicos de esta cadena. 

Este sistema es utilizado por organizaciones de todo tipo, tanto a nivel nacional como internacional, y se caracteriza por los siguientes aspectos:

• La operativa se estructura en siete fases. 
• Prince2 se fundamenta en siete principios a tener siempre en cuenta. 
• Los proyectos se gestionan en torno a siete áreas de conocimiento que han de ir avanzando progresivamente si se quiere llegar a la meta. 

Metodología Prince2: la base para la gestión de proyectos exitosa

Entre las principales ventajas de utilizar este sistema está el tratarse de un método de trabajo flexible y que se va adaptando a las características de cada proyecto que se aborda. Esta metodología se basa en una serie de fundamentos clave que la hacen especialmente valiosa: 

1. Organización: las responsabilidades y los roles de quienes participan en la iniciativa han de estar marcados. 

2. Documentar cada fase de la operativa y hay que contar con un programa preestablecido para cada una de ellas. 

3. Progreso continuo. Si se detecta un valle en el desarrollo del proyecto y se considera que no se están dando los cambios esperados, es importante detenerse y resolver qué puede estar entorpeciendo la marcha. 

4. Seguimiento continuo del progreso, documentando los logros y avanzando en equipo. 

5. La calidad es imprescindible. Todo se dirige a conseguir la excelencia de las iniciativas que se van poniendo en marcha. 

Principios de Prince2

Como se apuntaba anteriormente, uno de los motivos por los que Prince2 es tan valorado y permite obtener el rédito esperado está en contar con una serie de principios muy asentados. 

1. Justificación comercial del proyecto, clave para enfocar mejor el objetivo y el porqué de esta acción. 

2. Avanzar desde la experiencia y apostar por el aprendizaje continuo durante todo el proceso.

3. Organización clara, roles, responsabilidades y funciones perfectamente delimitadas. 

4. Gestión fase a fase. Se establecen etapas que deben superarse de manera progresiva, cada una con su administración individual.

5. Gestión por excepción: se asignan responsables de proyecto, quienes se encargan de informar a los altos mandos sobre el avance de los objetivos. 

6. Orientación hacia la calidad final, con atención al detalle y siempre con el foco puesto en los objetivos marcados.

7. Sistema flexible que se adapta a las características de cada proyecto en el que se implemente Prince2.

Fases de Prince2

Establecidos los principios de Prince2 es momento de pasar a la acción. ¿Qué fases forman este sistema de trabajo? ¿Cómo se puede adoptar esta fórmula que permite avanzar en los proyectos y conseguir las metas marcadas? 

Inicio: la puesta en marcha 

Como paso previo es importante llevar a cabo un análisis de viabilidad, para determinar que es factible, y las necesidades que pueda tener el proyecto para que se desarrolle según lo preestablecido.

Definir la estructura del equipo para la implementación de Prince2

Qué personas formarán parte del proyecto, los roles y funciones de cada uno de ellos, quién se ocupará de dirigir los trabajos, entre otros. También protocolos de comunicación entre las diferentes partes que participan de estas acciones. 

Arranque oficial del proyecto

Como se refería previamente, siempre ha de estar todo documentado. En el caso del inicio, este requiere de documentación de las estimaciones iniciales, incluyendo previsión de costos, evaluación de riesgos y posibles beneficios. 

Establecer las diferentes fases 

Es importante registrar cómo se monitorearán cada una de las fases del proyecto bajo la metodología Prince2.

Supervisar avances que se van produciendo

Hay que comparar la previsión inicial sobre los tiempos de desarrollo con la situación actual, para ver si se está consiguiendo seguir la planificación de partida. 

Avance fase a fase con aprobación previa 

Cada fase se avanza únicamente si se cumplen los resultados deseados establecidos desde el inicio. Hay que aprobar el avance a la siguiente etapa. 

Conclusión y cierre del progreso

Hay que verificar los resultados obtenidos antes de establecer que estos trabajos han llegado a su fin. 

Metodologías como Prince2 se encuentran entre las más utilizadas para la gestión de proyectos. Su importancia convierte a este sistema en una de las claves para aquellos profesionales que quieran centrarse en la dirección y administración de empresas. Programas especializados como el Master in International Business STEM y el International MBA incluyen herramientas como Prince2, fundamentales para que los profesionales enfrenten con éxito los desafíos del mundo empresarial actual.