Estrategias efectivas para la gestión de riesgos en proyectos

Anticiparse a todo aquello que pueda suponer un obstáculo para un proyecto que se quiere poner en marcha. Así podría definirse la gestión de riesgos, una estrategia que apuesta por ofrecer herramientas proactivas, en lugar de reactivas. Los detalles, a continuación. 

Anticiparse a situaciones hipotéticas que podrían ocurrir para saber cómo reaccionar, prevenir inconvenientes y garantizar el éxito de una iniciativa. Estas son apenas unas pinceladas de la gestión de riesgos en proyectos, una estrategia para empresas y organizaciones efectiva y eficiente para conseguir que un proyecto avance. 

¿Qué es la gestión de riesgos de un proyecto?

La primera cuestión importante a responder es: ¿en qué consiste exactamente la gestión de riesgos en proyectos? ¿De qué se trata? Puede resumirse en varios aspectos que hacen de esta estrategia, de gran utilidad para empresas y organizaciones de cualquier sector: 

• Proceso por el cual se identifican, evalúan y priorizan los riesgos que podrían afectar el éxito de una iniciativa.
• El trabajo abarca desde la planificación hasta la implementación de acciones para minimizar, monitorear y controlar riesgos y sus impactos negativos. 

Es importante considerar que estos riesgos pueden ser internos y externos, y pueden surgir en diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto. Por ello, es esencial tener una estrategia bien definida para abordarlos de manera eficiente. El objetivo principal es llegar al éxito, dentro del plazo y el presupuesto establecidos, y que la iniciativa objetivo se produzca con los requisitos esperados por los interesados. Una adecuada gestión de riesgos no solo previene problemas; también crea oportunidades para mejorar el rendimiento del proyecto.

Administración de riesgos en proyectos

Esta estrategia conlleva realizar una serie de prácticas para llegar a determinar los posibles riesgos de un proyecto y cómo podrían enfrentarse o evitar su aparición. Estos objetivos se identifican en las siguientes fases que integran la gestión de riesgos en proyectos: 

1. Identificación de riesgos: consiste en detectar situaciones que podrían afectar al trabajo que se está realizando o planificando. Este paso involucra reuniones de lluvia de ideas, entrevistas, análisis de documentos previos, y el uso de técnicas como el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).
2. Evaluación de riesgos: después de identificar riesgos, es crucial analizarlos para determinar su impacto y la probabilidad de que ocurran. Es frecuente recurrir a herramientas como las matrices de probabilidad e impacto y los diagramas de causa y efecto.
3. Planificación de la respuesta: se refiere a la creación de estrategias para mitigar, transferir, aceptar o evitar los riesgos identificados. Dependiendo de la naturaleza de cada uno de ellos, las acciones pueden ser preventivas o correctivas.
4. Monitoreo y control de riesgos: durante el desarrollo del proyecto, esos puntos ‘marcados en rojo’ deben ser monitoreados constantemente para asegurarse de que las estrategias de respuesta sean efectivas. Si surgen nuevos ‘peligros’ o los existentes cambian, es necesario adaptar las respuestas.
5. Cierre de los riesgos: al finalizar el proyecto, los riesgos identificados se evalúan para determinar si fueron gestionados correctamente y se documentan lecciones aprendidas para proyectos futuros.

Bases para la gestión de riesgos en proyectos

Para implementar una gestión de riesgos efectiva en proyectos, es necesario contar con una serie de factores previos que permitirá ejecutar una estrategia de estas características. ¿Qué puntos conforman la que sería la base para gestionar riesgos en proyectos? 

• Cultura organizacional orientada al riesgo: la empresa debe tener una cultura organizacional que valore la identificación y gestión proactiva de los peligros u obstáculos que pudieran surgir. Los miembros del equipo deben estar capacitados para reconocerlos y comprender cómo podrían influir en el éxito final de las iniciativas.
• Metodología estructurada: es esencial contar con un marco de trabajo que guíe todo el proceso de gestión de riesgos, desde la identificación hasta el cierre. Herramientas como la metodología PMI (Project Management Institute) o las normas ISO 31000 son de gran ayuda y están entre las más utilizadas para estos menesteres.
• Herramientas y tecnologías: utilizar aplicaciones específicas para ello, como software de gestión de proyectos, puede facilitar la recopilación, el seguimiento y el análisis de los riesgos. Además, la implementación de análisis predictivos y el uso de datos históricos pueden mejorar la precisión de las evaluaciones.
• Comunicación efectiva: es imprescindible apostar por una comunicación constante entre todos los involucrados en el proyecto. Informar a todas las partes interesadas sobre los riesgos y decisiones para abordarlos es clave para una gestión efectiva.
• Planificación continua y revisión: dado que los proyectos evolucionan, la gestión de riesgos debe actualizarse continuamente. Esto significa que las estrategias deben revisarse periódicamente y ajustarse según sea necesario para responder a nuevos obstáculos posibles o peligros a los que se pudiera exponer el trabajo.

Ejemplos de gestión de riesgos en proyectos

Existen múltiples ejemplos de cómo la gestión de riesgos puede aplicarse en proyectos reales. A continuación, algunos casos para entender de qué manera este tipo de estrategias aporta a las iniciativas y propuestas que se pongan en marcha:

Construcción de un edificio

Estos proyectos pueden verse afectados por factores como los retrasos debido al clima, problemas con proveedores o accidentes laborales. Para mitigarlos, pueden implementarse estrategias como la contratación de proveedores que aseguren plazos, el uso de tecnología para prever condiciones climáticas y entrenamientos de seguridad para los empleados.

Desarrollo de software

Uno de los enemigos más frecuentes es el cambio de requisitos por parte del cliente o la aparición de errores inesperados durante las pruebas. Para abordar estos riesgos, el equipo puede adoptar metodologías ágiles que permitan ajustar los requisitos sobre la marcha, así como realizar pruebas continuas a lo largo del proyecto.

Proyectos de marketing

En campañas de comunicación, los ‘contras’ pasan por una baja aceptación del producto por parte del público o cambios en el comportamiento de los consumidores. Ambas situaciones se pueden mitigar mediante estudios de mercado previos y el monitoreo de tendencias en tiempo real.

Como se ha visto en este artículo, la gestión de riesgos es clave para conseguir que los proyectos se materialicen según las previsiones. Los profesionales que se dedican a este campo deben tener conocimientos y habilidades para afrontar los retos que se presentan. Por ello, programas como el Máster en Project Management o el Máster en Supply Chain & Management Logistics, impartidos en EAE Business School Barcelona, proporcionan al alumnado las herramientas necesarias para liderar estas estrategias.