Organización de un evento corporativo: consejos para un éxito garantizado
Los eventos corporativos reportan visibilidad a las empresas y refuerzan la imagen corporativa de las compañías, tanto para el público final como de cara al cliente interno. ¿Cómo organizar actividades de este tipo con éxito? Aquí, algunas pautas a seguir para desarrollar estas estrategias.
Días de convivencia en un entorno diferente a la oficina, jornada de puertas abiertas para dar a conocer el negocio a otras personas, celebraciones especiales para fechas marcadas en el calendario… Existen infinidad de propuestas para reforzar los lazos entre una organización y sus miembros o entre ésta y su entorno, para conectar con potenciales usuarios o para posicionarse en un determinado mercado. Nos referimos a los eventos corporativos, iniciativas que parten de una marca, de una empresa, con un objeto concreto y que, si se plantean adecuadamente, permiten obtener un rédito importante.
En este artículo, pautas y tips clave para que estrategias de esta naturaleza alcancen su razón de ser. Desde los diferentes tipos de eventos corporativos que existen hasta el paso a paso para planificarlos con éxito.
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¿Qué es un evento corporativo? Definición y características clave
El primer punto a definir es qué es un evento corporativo. Al hacer referencia a este concepto se alude a la puesta en marcha de una actividad, de un determinado acontecimiento, donde se reúnen a personas y/o profesionales por un motivo concreto, normalmente ligado a la estrategia de una empresa o de una entidad. ¿Qué hay que tener en cuenta al respecto?
- Objetivo: establecer la meta que hay tras una iniciativa de esta naturaleza.
- Tipo de evento corporativo: como se verán a continuación, existen diferentes opciones de eventos corporativos, desde jornadas de convivencia a celebraciones, promoción de premios, participación en ferias específicas de un sector, etc.
- Recursos materiales y humanos: presupuesto que se tiene para este tipo de partidas.
- Profesionales implicados: quiénes participarán, tanto de la misma entidad como externos a ella.
- Planificación: paso a paso tanto de la organización como del desarrollo de la cita en cuestión.
- Fecha/s de celebración: cuándo tendrá lugar.
- Análisis de resultados: tratar de reflexionar sobre lo que se ha conseguido con una determinada actividad o evento.
Como se puede comprobar, las organizaciones de eventos corporativos conllevan un importante trabajo previo antes de que se ponga en marcha. Suelen formar parte de estrategias muy específicas dentro del campo de la comunicación y de las relaciones públicas, íntimamente ligado al marketing y a la generación de una buena imagen de empresa tanto de cara a los empleados como con vistas al público potencial.
Los motivos que hay tras la puesta en marcha de iniciativas como las citadas anteriormente pueden ser de lo más variopintos. Por lo general, estos son los principales pros de desarrollar actividades para eventos corporativos, ventajas a tener muy en cuenta dentro de cualquier tipo de compañía, independientemente de su tamaño y del sector en el que opere:
- Crear un mejor clima laboral.
- Promover un funcionamiento más óptimo de la organización, con colaboración interdepartamental.
- Reconocer las tareas que realiza un equipo de trabajo y los logros que van consiguiendo.
- Romper con el aislamiento que a veces conlleva el teletrabajo, si lo hubiera.
- Fidelizar a los clientes del negocio.
- Alcanzar a otros públicos que podrían ser consumidores potenciales de un producto-servicio.
- Dotar de mayor visibilidad a la marca, a la empresa.
- Mejorar la reputación de la firma.
- Aumentar las ventas y que mejore la cuenta de resultados.
- Introducir la empresa en un mercado nuevo, como cuando se apuesta por la internacionalización y se realizan presentaciones en otros países.
Se trata de una fórmula en auge, tal y como refleja el último informe de Amex Meetings & Events, que referencia cómo el 65% de las empresas tienen previsto seguir aumentando sus presupuestos para eventos. La consultora que está tras el mismo, Evento Plus, destaca que estas actividades son clave para “cuidar de los clientes y los empleados y esto se refleja en la puesta en marcha de este tipo de iniciativas, que cada vez son más ‘human centric’, teniéndolo en cuenta las necesidades de los participantes”
Tipos de eventos corporativos
Los eventos corporativos adquieren muy diferentes formas y desarrollos. Estos son casos de algunos de los principales tipos de eventos que se están llevando a cabo en la actualidad:
- Conferencias para profesionales del sector, bien para empleados de la compañía o destinado a otros perfiles que desarrollan la misma actividad o afines.
- Organización de congresos y ferias comerciales, que pueden posicionar a la entidad promotora como referente a seguir en un campo en concreto.
- Presentaciones de productos-servicios: puesta de largo de un determinado artículo que se quiere lanzar o relanzar o de un servicio que se ha formulado nuevo, para llegar al público objetivo o de cara a medios de comunicación, para que le den visibilidad.
- Cursos/ Workshops, promovidos para contar con un experto en determinada materia.
- Retiros de empresa, para promover la comunicación entre los equipos y generar mayor fidelidad de los trabajadores hacia la compañía.
- Viaje de incentivo, para mejorar la sensación de pertenencia a la organización.
Tanto estos tipos de eventos como otras opciones posibles –el mundo virtual está convirtiéndose en otro foro, en este caso digital, para poner en marcha eventos corporativos– se tratan en profundidad en el Máster en dirección y organización de eventos de EAE Business School. En el mismo se abordan las ventajas de apostar por estas iniciativas y cómo incorporar estas estrategias a cualquier plan de negocio.
Organizaciones de eventos corporativos: pasos para una planificación eficiente
Para la puesta en marcha de eventos corporativos hay varios pasos clave a seguir para conseguir que se desarrollen con éxito. Este es el paso a paso esencial para el desarrollo de actividades y eventos corporativos que se incluyen dentro de la estrategia de negocio:
- Establecer el objetivo a conseguir.
- Público al que se dirige.
- Presupuesto preestablecido para ello.
- Decidir el tipo de actividad a desarrollar, teniendo en cuenta el punto 1, 2 y 3.
- Promocionar el evento para su difusión.
- Organización de eventos decidiendo el equipo que trabajará en la planificación y desarrollo del mismo.
- Establecer fechas de ejecución… ¡y adelante!
Posteriormente es imprescindible valorar cómo se han desarrollado los acontecimientos, si se ha llegado a la meta marcada y si se consiguieron los objetivos definidos al inicio de las acciones.
